Questions fréquentes
Vos questions, nos réponses
Cette page recense les questions les plus fréquemment posées.
Réception
A quelle fréquence dois-je valider mes factures ?
Nous vous conseillons de vous connecter régulièrement à la plateforme (une fois toutes les semaines, au lancement de la réforme puis de façon quasi quotidienne d’ici à quelques mois lorsque vous recevrez l’ensemble de vos factures sur Effinum).
Plus de précisions…
La réforme se met en place à compter du 1 septembre 2026 pour la réception et au plus tard le 1 septembre 2027 pour l’émission (sauf pour les grandes entreprises – EDF, Total, ...)
Les factures vont donc arriver dans la plateforme au fur et à mesure que les entreprises émettent les factures.
Il est possible qu’il n’y ait aucune facture sur la plateforme lors de votre première connexion.
Pourquoi dois-je accepter un nouveau fournisseur ?
La plateforme vous alerte chaque fois qu’un nouveau fournisseur vous adresse une facture pour la première fois.
Cela vous permet de vérifier que le numéro SIRET de la facture correspond bien au fournisseur auquel vous avez passé commande.
‼️ Soyez vigilant lors de la validation d’un fournisseur pour la première fois :
Votre numéro de SIRET étant une information publique, n’importe qui peut potentiellement vous envoyer une facture via la plateforme, y compris une personne malveillante se faisant passer pour votre fournisseur.
Avant de valider un nouveau fournisseur, assurez-vous toujours de vérifier son identité, l’origine de la facture reçue ainsi que ses coordonnées bancaires.‼️
Mon fournisseur me demande mon adresse électronique de facturation ?
Vous devez leur communiquer le SIREN et le SIRET de l’entité qui devra être facturée, sous la forme suivante : SIREN_SIRET
Je ne reçois pas ma facture, que dois-je faire ?
- Vérifiez dans l’onglet « factures fournisseurs » et filtrer par date et fournisseur → un délai de réception de quelques minutes est généralement constaté entre deux plateformes.
- Votre fournisseur vous a-t-il envoyé la facture via un autre vecteur (mail, papier…) ?
- Avez-vous communiqué le numéro Siret de votre entreprise (le même que celui de la plateforme Effinum) à votre client ? → sans numéro siret, aucune réception possible
- Vérifiez que le fournisseur n’est pas désactivé par erreur dans la plateforme Effinum
Plus de précisions…
Si vous avez activé par erreur le statut “désactivé” sur le profil de votre fournisseur, merci de nous contacter.
Dois-je valider mes factures prélevées automatiquement ?
Deux cas sont possibles :
- Votre facture est prélevée par votre fournisseur ?
- Validez votre facture sur la plateforme afin d’informer votre fournisseur qu’elle est conforme. Lors du prélèvement, votre fournisseur indiquera que la facture a été réglée, ce qui mettra automatiquement à jour son statut.
- Votre facture est réglée par vos soins ?
- Validez la facture sur la plateforme, puis effectuez le règlement par le moyen de votre choix (virement, chèque, etc.).
- Dès que le paiement est engagé (virement programmé ou chèque envoyé), mettez à jour le statut de la facture en « Paiement transmis ».
Plus de précisions…
Le client et le fournisseur sont tous deux acteurs du suivi du statut de la facture. Toute action effectuée sur un statut entraîne automatiquement sa mise à jour du côté de votre interlocuteur.
Ainsi, en tant que client, si vous ne renseignez pas le statut « Paiement transmis », votre fournisseur pourra mettre à jour le statut final de la facture dès qu’il aura constaté la réception du règlement.
Comment régler une facture via Effinum ?
Pour le moment, vous pouvez régler votre facture avec le mode de paiement de votre choix en privilégiant le virement (+ rapide, + sécurisé, + plus facile à tracer)
Lorsque vous avez réglé votre facture, vous devez mettre à jour le statut de paiement sur Effinum en précisant “ Paiement transmis“.
Plus de précisions…
Un module de paiement sera proposé prochainement sur Effinum. Il permettra de régler directement vos factures sans vous connecter sur votre compte bancaire.
Dans les faits, une application tierce permettra de faire la liaison entre Effinum et votre banque afin d’autoriser la transaction : rapide, pratique & sécurisé.
Remarque : cette option sera payante.
Que faire si j'ai rejeté ou refusé une facture par erreur ?
Si vous rejetez une facture reçue cela signifie que vous clôturez par la même occasion le statut de la facture → Aucune action n’est alors possible.
Si c’est une erreur de manipulation de votre part, alors vous devez contacter au plus vite votre fournisseur pour qu’il émette une nouvelle facture.
Plus de précisions…
Attention, ces interventions peuvent, à terme, causer des pénalités facturées par le fournisseur.
Puis-je recevoir une facture de l'étranger ?
La réforme concerne uniquement les factures entre professionnels en France. Vous continuerez à recevoir vos factures par mail pour les fournisseurs étrangers.
Plus de précisions…
La réforme prévoit que l’ensemble des plateformes européennes soient connectées d'ici à quelques années (Directive Européenne VIDA – 2030).
Émission
Dois-je émettre une facture électronique pour tous mes clients ?
Pour rappel, émettre une facture n’est obligatoire que lorsqu’elle est adressée à une autre entreprise disposant d’un SIREN. La facturation est facultative pour les ventes réalisées auprès des particuliers.
De plus, certaines structures ne seront pas répertoriées dans l’Annuaire car hors du champ de la réforme, vous ne pourrez donc leur envoyer de facture électronique de plateforme à plateforme.
Si votre client vous demande une facture et qu’il n’est pas répertorié sur l’Annuaire, alors vous pouvez émettre une facture au format qui vous convient et lui envoyer par la voie traditionnelle (mail, courrier, etc.).
Dois-je obligatoirement avoir un logiciel de facturation pour émettre des factures électroniques ?
L’un des formats de fichier acceptés par la réforme de la facture électronique est le format FACTUR-X. Ce format comprend un fichier PDF (Modèle libre) ainsi qu’un fichier XML (Suite de données structurées comprenant toutes les mentions obligatoires à apposer sur une facture).
Notre plateforme EFFINUM vous offre la possibilité d’importer un fichier PDF (Pouvant provenir d’un scan d’une facture papier ou d’une conversion d’un fichier Excel) et de saisir les mentions obligatoires sur une interface de saisie qui permettra à EFFINUM de générer un fichier FACTUR-X qui pourra être transmis vers la plateforme de votre client.
Comment ça se passe pour l'autofacturation ? Dois-je avoir la même plateforme que mon client ?
En principe, c’est le fournisseur qui émet la facture et le client qui doit l’approuver. Dans le cas de l’autofacturation, le schéma est inversé. Certaines plateformes gèrent ce schéma inversé, EFFINUM en fait partie.
Cela signifie que votre client va émettre la facture depuis sa plateforme (émission) et vous allez la recevoir sur votre plateforme (réception) comme s’il s’agissait d’une facture provenant d’un fournisseur. Vous aurez le devoir d’approuver le client puis la facture.
Vous n’avez donc pas besoin d’avoir la même plateforme que votre client, vous devez simplement vous assurer que votre plateforme gère le cas de l’autofacturation.
Dois-je connaître la plateforme de mon client pour lui envoyer une facture ?
Non, vous avez seulement besoin de connaître son adresse électronique de facturation qui est généralement son SIREN.
Seulement, pour des raisons qui lui sont personnelles, votre client peut préférer une adresse électronique de facturation plus précise intégrant un établissement et/ou un service particulier.
Avant d’envoyer la première facture à votre client, il est conseillé de lui demander s’il dispose d’une adresse électronique de facturation spécifique ou si le SIREN lui convient.
Puis-je continuer à envoyer des factures papier ou par e-mail ?
Vous pouvez envoyer des factures sous format papier ou par e-mail (sous format PDF) jusqu’au 31 août 2027.
Après cette date, cela ne sera plus possible. Vous devrez envoyer vos factures sous format électronique. Pour mémoire, une facture scannée puis envoyée en pièce-jointe par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme : le document doit circuler dans un format structuré, via une plateforme agréée.
En revanche, rien ne vous empêche de continuer à remettre une copie lisible à votre client, en complément.
Calendrier
Que dois-je faire avant la première échéance ?
Deux actions suffisent pour être prêt :
- Vérifier vos coordonnées légales (SIREN, adresse, numéro de TVA) : ce sont elles qui permettront à vos clients de vous adresser leurs factures.
- Activer votre accès à Effinum, via Cerfrance Connect, qui réceptionnera vos factures entrantes.
Obligations
Comment vérifier mon adhésion à l'annuaire national de la DGFIP ?
Le site internet ci-dessous vous permet de vérifier, en saisissant votre n° SIREN ou SIRET, que votre entreprise a bien un enregistrement “actif” dans l’annuaire national de la DGFIP (CHORUS).
Outil
Pourquoi Cerfrance Lot a-t-il retenu Effinum ?
Le choix s’est porté sur une plateforme agréée qui présente trois avantages pour nos adhérents :
- elle est connectée à nos outils comptables, ce qui évite les doubles saisies ;
- elle couvre à la fois l’émission et la réception des factures ;
- votre conseiller Cerfrance Lot y a accès en mode consultation.
Vous avez le choix de retenir une autre plateforme agréée. Signalez-le simplement à votre conseiller Cerfrance Lot, afin que nous adaptions les échanges comptables.
Les différents statuts des factures
Factures de ventes
Envoyée : Votre facture a été envoyée à votre client
Refusée : Votre facture a été refusée dans son intégralité par votre client
Annulée : Votre facture a été annulée par votre client.
Suspendue : Votre client vous demande lui fournir des pièces justificatives complémentaires. (devis signé, bon de livraison…)
Encaissée : Vous informez avoir perçu un paiement partiel ou total de la facture.
Factures d'achats
Prise en charge : Vous accusez réception de la facture de votre fournisseur.
Approuvée : Vous acceptez la facture dans son intégralité.
Approuvée partiellement : Vous n’acceptez que partiellement la facture.
En litige : Vous êtes en désaccord avec tout ou partie de la facture.
Suspendue : Vous souhaitez obtenir des pièces justificatives complémentaires de la part de votre fournisseur et suspendez le traitement de la facture jusqu’à leur réception.
Refusée : Vous refusez la facture dans son intégralité. Attention, vous ne pourrez plus revenir sur ce choix.
Annulée : Vous annulez votre facture. Attention, elle doit être remplacée par une facture rectificative.
Rejetée : Votre facture est rejetée par la plateforme pour des raisons techniques.
Paiement transmis : Vous informez avoir réalisé le paiement partiel ou le paiement total de la facture
E-reporting
E-reporting - Vente aux particuliers & opérations internationales
C’est une obligation légale qui, en ce qui concerne les petites et moyennes entreprises, s’applique au 1er septembre 2027.
Aussi, nous vous conseillons de ne pas commencer à émettre ce flux pour le moment. Nous vous accompagnerons en temps utile sur cette spécificité de la réforme.
L’e-reporting consiste à transmettre à l’Administration Fiscale les données de transaction et de paiement pour les opérations non couvertes par la facturation électronique : La vente aux particuliers (ou vente au comptoir) et les opérations internationales.
Concrètement, à compter du 1er septembre 2027, il s’agira de transmettre les données de vente (Chiffre d’affaires + Nombre de ventes) à la plateforme Effinum, à une fréquence qui dépend de votre régime de TVA, afin que les données soient transmise à l’administration.
TVA mensuelle : Tous les 10 jours (au fil de l’eau – avant le 20 et le 30 du mois et le 10 du mois suivant)
TVA Trimestrielle & annuelle : Tous les mois (avant le 30 du mois suivant)
Franchise de TVA : Tous les 2 mois (avant le 30 du mois suivant)
Plus de précisions…
Point d’attention important : une fois l’émission de ce flux démarrée, elle ne peut plus être interrompue. Il vaut donc mieux attendre que le dispositif soit bien stabilisé avant de vous lancer.
Contactez votre conseiller Cerfrance Lot pour toute autre situation.